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PLM Zukunftstrends im Mittelstand

Im Rahmen des Workshops „PLM Zukunftstrends“ im Schweizer Rapperswil, eine Veranstaltung der IG-PLM aus der Swiss PLM Workshop-Reihe, wurden zukünftige PLM-Themen aus Sicht des Mittelstands diskutiert.

Anbei kurz die Ergebnisse des Workshops:

Themen des Mittelstands mit dem meisten „Demand“ am Markt sind:

• Globale Entwicklungsumgebung (Zusammenarbeit)
• Mechatronic
• Informationsbedarf aus allen Systemen (Inseln)

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Es geht wieder los. Die Themen SharePoint Migration und SharePoint Upgrade werden wieder aktuell. Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es bei genauer Betrachtung einen entscheidenden Unterschied. Eine Migration ist ein Umzug der SharePoint Farm auf eine neue Hardware. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn eine SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert werden soll und die Server Hardware / Software des bestehenden Systems auf 32 Bit basiert. Bei einem Upgrade wird die bestehende SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert.

Möchte man beim Upgrade auf SharePoint 2010 auch gleichzeitig das Farm Sizing ändern, ist das nur beschränkt möglich. Weiterführende Informationen über die unterstützten Ziel-Topologien gibt es hier: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262747%28office.14%29.aspx

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Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 - besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.

Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.

Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.

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Viele Unternehmen beginnen bei der SharePoint-Einführung mit einer Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration) oder als Portal. Dabei wird häufig die Technologie von der IT als Shared Service bzw. SaaS unternehmensweit angeboten. Die Möglichkeit,  selbständig  einen Projektraum oder eine Seite für die Dokumentenverwaltung nach Belieben einrichten zu können, macht SharePoint weltweit so erfolgreich. Jedoch nur für kurze Zeit, denn die dadurch unkontrolliert wuchernden Informationssilos stellen viele unserer Kunden vor riesige Herausforderungen im Umgang mit diesen unstrukturierten Informationssammlungen.

Wenn Anwender in der Lage sind, nach Belieben neue Sites zu erstellen und deren Struktur komplett selbst zu definieren, führt dies in vielen Unternehmen zu einer schnell wachsenden Anzahl an Sites mit chaotischen Strukturen und Inhalten.
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Ich werde häufig von Kunden gefragt, ob es einen einfachen Weg gibt, Dokumente, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek gespeichert sind, offline verfügbar zu machen, z.B. bei Rufbereitschaften oder Außendienstmitarbeitern. Es gibt natürlich offline Tools, die umfangreiche Funktionen bieten, diese sind jedoch meist kostenpflichtig wie der Colligo Contributer.

Microsoft hat das Tool SyncToy 2.0 zum kostenfreien Download zur Verfügung gestellt. Mit SyncToy lassen sich Dateien zwischen verschiedenen Ordnern und Rechnern beliebig kopieren, löschen umbennen, verschieben und synchronisieren. Auch SharePoint Dokumentbibliotheken können so als Ordner eingebunden werden.

Zur Vorbereitung muss die gewünschte Dokumentbibliothek als Netzlaufwerk verbunden werden (Arbeitsplatz –> Extras –> Netzlaufwerk verbinden). Dabei kann man die URL einfach kopieren und als Adresse einfügen. Die http:// Adresse wird dann in einen UNC Pfad umgewandelt.

Sollte das nicht funktionieren, z.B. bei Win XP mit SP2, liegt das meist an der Authentifizierung. Um das zu umgehen, muss in der Registry ein Wert für die Autentifizierung hinzugefügt werden.

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Viele unserer Documentum Kunden haben die SharePoint Technologien nicht direkt gesucht sondern wurden vielmehr von Ihnen gefunden. Mit weit über 100 Millionen verkauften Lizenzen ist SharePoint eines der erfolgreichsten Produkte von Microsoft. Wir stellen täglich fest, dass Documentum zwar das zentrale ECM System ist aber auch SharePoint im Enterprise Umfeld nach und nach an Relevanz zunimmt. Das bedeutet nicht, dass nicht auch weitere ECM-Systeme zusätzlich betrieben werden. Die Herausforderung vieler Unternehmen besteht nun darin, ein schlüssiges Gesamtkonzept für die gemeinsame Nutzung der Plattformen zu entwerfen - entweder als Enterprise Content Management Roadmap oder in Form einer Integrationsstrategie.

Integrationsszenarien gestalten sich allerdings - abhängig von den jeweiligen Anforderungen und Umgebungen - unterschiedlich komplex. Es muss zu Beginn genau geprüft werden, ob sich die Anwendungsfälle mit den existierenden Standard Integrationsprodukten realisieren lassen oder ob eine individuelle Lösung die bessere Alternative ist. Welche Integration, mit welcher Integrationstiefe ist mit welchem Aufwand vertretbar, damit das Projekt auch wirtschaftlich bleibt?
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Da ich derzeit wenig Zeit habe, wollte ich mal versuchen die SharePoint Service Packs 2 zu installieren ohne mich im TechNet schlau zu machen. Bei Gelegenheit und bevor es an die Produktivumgebung geht werde ich das nachholen.

Hier die zugehörigen Links für WSS und MOSS:
Beschreibung des WSS 3 SP2 und WSS 3 Language Pack SP2
http://support.microsoft.com/kb/953338
Beschreibung des MOSS SP2 und MOSS Language Pack SP2
http://support.microsoft.com/kb/953334

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