Dezentraler SAP Rechnungsfreigabeprozess in SharePoint – Teil 2
Für die Integration zwischen SharePoint und SAP stehen zahlreiche Schnittstellen für verschiedene Anwendungsfälle zur Verfügung. Dabei wird grob unterschieden, ob Daten aus dem SAP (ERP)- Backend oder aus einer SAP Portal- Applikation integriert werden sollen. Auch die Richtung, in die die Informationen übertragen werden, spielt eine Rolle.
In dem früheren Blog Artikel bin ich schon mal auf die Motivation zur SAP SharePoint Integration eingegangen. Obwohl viele ähnliche Anwendungsfälle denkbar sind, besteht bei dieser Art immer die Forderung, SAP Datensätze mit den zugehörigen Dokumenten aus dem Archiv nach SharePoint zu transferieren und dort einen externen (SharePoint-) Workflow zu starten. Wie man eine solche Lösung umsetzen könnte will ich in diesem Blog beschreiben.
Dezentrale SAP Rechnungsfreigabeprozesse in SharePoint
Den meisten mittelständischen und großen Unternehmen sind die Probleme bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung bekannt.
- Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten
- Hohe Fehleranfälligkeit
- Lange Durchlaufzeiten
- Dokumentenverlust
- …
Aus diesen Gründen wurde in den letzten Jahren viel Geld investiert, um die Rechnungsverarbeitung durch elektronische Prozesse in SAP abzubilden. Besonders häufig treffen wir auf die folgenden drei Varianten:
- Archivierung ohne OCR und Workflow
(Spätes Ablegen mit Barcode) - Archivierung ohne OCR aber mit Workflow
(Ablegen für spätere Erfassung) - Verarbeitung mit OCR und mit Workflow
PLM Zukunftstrends im Mittelstand
PLM Zukunftstrends im Mittelstand
Im Rahmen des Workshops „PLM Zukunftstrends“ im Schweizer Rapperswil, eine Veranstaltung der IG-PLM aus der Swiss PLM Workshop-Reihe, wurden zukünftige PLM-Themen aus Sicht des Mittelstands diskutiert.
Anbei kurz die Ergebnisse des Workshops:
Themen des Mittelstands mit dem meisten „Demand“ am Markt sind:
- Globale Entwicklungsumgebung (Zusammenarbeit)
- Mechatronic
- Informationsbedarf aus allen Systemen (Inseln)
Upgrade von SharePoint 2007 zu SharePoint 2010
Es geht wieder los. Die Themen SharePoint Migration und SharePoint Upgrade werden wieder aktuell. Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es bei genauer Betrachtung einen entscheidenden Unterschied. Eine Migration ist ein Umzug der SharePoint Farm auf eine neue Hardware. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn eine SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert werden soll und die Server Hardware / Software des bestehenden Systems auf 32 Bit basiert. Bei einem Upgrade wird die bestehende SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert.
Möchte man beim Upgrade auf SharePoint 2010 auch gleichzeitig das Farm Sizing ändern, ist das nur beschränkt möglich. Weiterführende Informationen über die unterstützten Ziel-Topologien gibt es hier: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262747%28office.14%29.aspx
SharePoint 2010
Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 – besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.
Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.
Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.
Quick Check zur SharePoint Governance Strategie
Viele Unternehmen beginnen bei der SharePoint-Einführung mit einer Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration) oder als Portal. Dabei wird häufig die Technologie von der IT als Shared Service bzw. SaaS unternehmensweit angeboten. Die Möglichkeit, selbständig einen Projektraum oder eine Seite für die Dokumentenverwaltung nach Belieben einrichten zu können, macht SharePoint weltweit so erfolgreich. Jedoch nur für kurze Zeit, denn die dadurch unkontrolliert wuchernden Informationssilos stellen viele unserer Kunden vor riesige Herausforderungen im Umgang mit diesen unstrukturierten Informationssammlungen.
Wenn Anwender in der Lage sind, nach Belieben neue Sites zu erstellen und deren Struktur komplett selbst zu definieren, führt dies in vielen Unternehmen zu einer schnell wachsenden Anzahl an Sites mit chaotischen Strukturen und Inhalten.
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SharePoint Dokumente offline verfügbar machen mit MS SyncToy 2.0
Ich werde häufig von Kunden gefragt, ob es einen einfachen Weg gibt, Dokumente, die in einer SharePoint Dokumentbibliothek gespeichert sind, offline verfügbar zu machen, z.B. bei Rufbereitschaften oder Außendienstmitarbeitern. Es gibt natürlich offline Tools, die umfangreiche Funktionen bieten, diese sind jedoch meist kostenpflichtig wie der Colligo Contributer.
Microsoft hat das Tool SyncToy 2.0 zum kostenfreien Download zur Verfügung gestellt. Mit SyncToy lassen sich Dateien zwischen verschiedenen Ordnern und Rechnern beliebig kopieren, löschen umbennen, verschieben und synchronisieren. Auch SharePoint Dokumentbibliotheken können so als Ordner eingebunden werden.
Zur Vorbereitung muss die gewünschte Dokumentbibliothek als Netzlaufwerk verbunden werden (Arbeitsplatz –> Extras –> Netzlaufwerk verbinden). Dabei kann man die URL einfach kopieren und als Adresse einfügen. Die http:// Adresse wird dann in einen UNC Pfad umgewandelt.
Sollte das nicht funktionieren, z.B. bei Win XP mit SP2, liegt das meist an der Authentifizierung. Um das zu umgehen, muss in der Registry ein Wert für die Autentifizierung hinzugefügt werden.