fme AG – blog

Das Thema Wirtschaftskrise und ihre Überwindung ist in aller Munde; Anlass genug sich mal wieder intensiver Gedanken über die Wirtschaftlichkeit von ECM-Lösungen zu machen.

Kann mit ECM Geld gespart werden? Es ist oft schwierig dies nachzuweisen. Die komfortable Lage, dass allein die Auflösung von Papierarchiven durch Digitalisierung soviel Mietkosten einspart, dass sich das System rechnet, ist nicht oft gegeben.

Was macht eine ECM Lösung wirtschaftlich für ein Unternehmen? Wirtschaftlich meint hier positives Ergebnis wenn Nutzen und Kosten aufgerechnet werden. Die Wirtschaftlichkeit von ECM setzt sich aus verschiedenen Parametern zusammen, da sind auf Nutzenseite: echte Einsparungen, vermiedene Kosten, Qualitätsverbesserung und Effizienzsteigerung. Und genau Letzteres lässt sich oft so schwer nachweisen. Was bringt es, wenn das ECM-System alle notwendigen, prozessrelevanten Dokumente zur Verfügung stellt? Sicher kann ein Fall dann schneller und eventuell auch abschließend bearbeitet werden, weil vor Bearbeitung nicht zuerst Unterlagen aus dem ganzen Hause zusammengeholt werden müssen.

Aber es ist doch „schön gerechnet“, wenn die 20 Minuten, die ein Sachbearbeiter dadurch täglich eingespart, nach einer Hochrechnung bei 50 Sachbearbeitern zur Entlassung von zwei Sachbear­beitern führen – das habe ich nie erlebt. Was in vielen Projekten erzielt wurde ist, dass mit demselben Personal Mehrgeschäft abgearbeitet, niemand eingestellt oder auslaufende Stellen nicht wiederbesetzt wurden. Und was mir Kunden immer wieder sagen: die Sicherheit, dass alle relevanten Dokumente in der aktuellen Version im Zugriff sind, nicht doch noch irgendwo ein Dokument schlummert oder eine neuere Version desselben, ist extrem wertvoll. Aber dieser Wert lässt sich wieder nur schwer in Euro und Cent darstellen.