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Bringen wir ein wenig Ordnung in die Vielfalt dieser Begriffe. Zunächst muss man sich jedoch ein paar Gedanken über die heutigen Einsatzszenarien von E-Mails machen. E-Mails sind einfach anzuwenden und überall verfügbar. E-Mails werden versendet, empfangen und abgelegt. Soweit nichts Neues, nur … E-Mails werden im heutigen Business-Kontext zunehmend als Werkzeug zur Abwicklung von Arbeitsaufgaben verwendet. E-Mails steuern damit Geschäftsprozesse und sind zugleich Dokumente oder Dokumenten-Container im Rahmen dieser Prozesse. Dabei klassifizieren E-Mails über ihre Standardattribute i.d.R. weder den Prozess noch das ihnen innewohnende Dokument. E-Mails müssen aber so abgelegt werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder der Bezug zum Business-Kontext sichergestellt und auch durch Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder Gerichte anerkannt werden kann.

Dies ist eine der zentralen Anforderung der E-Mail Archivierung. E-Mail-Archivierung ist dabei wiederum ein Teilaspekt des E-Mail Managements, das neben dem qualifizierten Ablegen und Finden der E-Mails zu hinterfragen hat, ob E-Mails „sinnvoll“ verwendet und verwaltet werden. E-Mail Management spannt dabei ein weites Feld von Fragestellungen des E-Mail Marketings über benutzergesteuerte E-Mail Prozesse in Unternehmen hin zur Verwaltung und Ablage dieser E-Mails. Fundierte „E-Mail Projekte“ zeichnen sich daher auch durch eine kritische Auseinandersetzung mit der Frage nach der „Sinnhaftigkeit“ des Einsatzes von E-Mails in Unternehmensprozessen aus. Häufig ersetzt die Kommunikation per E-Mail nämlich den vorzuziehenden Austausch über Collaboration-Plattformen, die Unterstützung der Arbeitsprozesse durch entsprechend vordefinierte Abläufe oder die Ablage von Dokumenten in vorgegebenen Kunden- oder Projektordnern.

Auf der Strecke bleibt die Kontrolle – womit wir zugleich bei den rechtlichen Anforderungen an E-Mails wären. E-Mail Compliance verlangt, dass sich Unternehmen auch im Umgang mit E-Mails ordnungsgemäß, insbesondere rechtmäßig, verhalten. Dies bedeutet, dass rechtlich geforderte Aufbewahrungspflichten oder individuelle Aufbewahrungsbedürfnisse für E-Mails ermittelt, in die Organisation und Prozessteuerung integriert und die Einhaltung der ermittelten Regeln laufend kontrolliert wird. Revisionssicherheit berücksichtigt hierbei insbesondere die zentralen Pflichten zur Aufbewahrung von E-Mails aus dem Handels- und Steuerrecht. Rechtssicherheit wird weiterhin im Zusammenhang mit der Beweiskraft elektronischer Dokumente in Gerichtsprozessen diskutiert. Um diesen Begriffsstreit nicht fortzuführen, verwenden wir hier den Begriff der rechtskonformen Verwaltung von E-Mails. Rechtskonforme Verwaltung von E-Mails setzt die Ermittlung der unternehmensindividuellen Anforderungen an ein bedarfsgerechtes E-Mail-Compliance-System voraus. Diese Ermittlung  hat im Rahmen eines methodischen Vorgehens zu erfolgen.

Übrig bleibt, dass die Vielzahl der Begriffe einen einfachen Sachverhalt beschreibt, an dem kein Unternehmen „vorbeikommt“: seine Informationen zu verwenden, zu finden, zu verwalten und zu kontrollieren. E-Mail Management ist daher nur eine Facette des qualifizierten Informations- und Prozessmanagements eines Unternehmens.