fme AG - ecm blog

Das IT-Schlagwort der letzten Jahre schlechthin ist Service Orientated Architecture (SOA). Ohne auf den Begriff tiefer eingehen zu wollen, wurde diese Entwicklung getrieben durch den Wunsch, wieder verwendbare Dienste in eine IT-Architektur zu stecken und diese in Prozessen miteinander agieren zu lassen (Stichwort Business Process Management).

In EMC-Produkten, eine unserer Softwareplattformen, steckte bisher wenig SOA. Zum Zugriff auf das Content Repository standen bisher die Documentum Foundation Classes, kurz DFC, und die Content Server API zur Verfügung. Dies sollte sich nach Meinung von EMC ändern, denn mit Documentum 6.0 wurde erstmals ein Produkt namens Documentum Foundation Services, kurz DFS, ausgeliefert. Mittlerweile ist mit dem Produkt Documentum Restful Services (zurzeit im Early Access Programm) eine REST-basierte Variante der DFS auf dem Weg gebracht. Informationen zu REST finden Sie im Blogartikel Resource Oriented Architecture - Das WWW fürs Unternehmen.

In Documentum 6.5 wurde DFS z.B. um einen Dienst zum Verwalten von Berechtigungssätzen und erweiterten Funktionen für virtuelle Dokumente erweitert und auch in Documentum 7 wird es wieder zusätzliche Funktionen geben. Diese Blogserie soll klären, ob sich der Einsatz von DFS nach derzeitigem Stand lohnt und ob es die Entwicklung von inhaltsbasierten Anwendungen erleichtert. Der erste Blogartikel wird einen Überblick zu DFS geben. Weitere Blogartikel gehen technisch tiefer ins Detail und diskutieren erste Erfahrungen mit DFS.

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Es geht wieder los. Die Themen SharePoint Migration und SharePoint Upgrade werden wieder aktuell. Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es bei genauer Betrachtung einen entscheidenden Unterschied. Eine Migration ist ein Umzug der SharePoint Farm auf eine neue Hardware. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn eine SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert werden soll und die Server Hardware / Software des bestehenden Systems auf 32 Bit basiert. Bei einem Upgrade wird die bestehende SharePoint 2007 Umgebung auf SharePoint 2010 aktualisiert.

Möchte man beim Upgrade auf SharePoint 2010 auch gleichzeitig das Farm Sizing ändern, ist das nur beschränkt möglich. Weiterführende Informationen über die unterstützten Ziel-Topologien gibt es hier: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262747%28office.14%29.aspx

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Der Documentum Content Server ist eine leistungsstarke und ausgereifte Plattform, die sich in zahlreichen Unternehmen bewährt hat. Jedoch gibt es Anwendungsfälle, bei denen die gewünschte Performance mit Hilfe des Content Servers nicht realisiert werden kann. EMCs Antwort auf dieses Problem heißt „High Volume Content Server“.

Eine Erweiterung, die spezielle Funktionalitäten für die performante Massenverarbeitung beinhaltet. Zu den Zielen des High Volume Servers gehören:

• Die Minimierung von Hardware-Ressourcen
• Die Steigerung der Objekt-Verarbeitung
• Schnellerer Zugriff auf relevante Informationen in großen Repositories

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Seit kurzem ist die Enterprise Content Management Plattform Alfresco in der Version 3.2 verfügbar. Neben einer Reihe von Neuerungen, wie der neuen Records Management Komponente und der Unterstützung zur E-Mail Archivierung, sind auch viele Detailverbesserungen in diese Version eingeflossen. Einige interessante Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet.

Records Management

Passend zu Alfresco 3.2 wurde ein neues Records Management Modul von Alfresco veröffentlicht, das nach DOD5015.2-Standard zertifiziert wurde. Es ermöglicht den Ablage- und Archivierungsprozess von Dokumenten zu steuern und nachvollziehbar zu dokumentieren, um eine rechtsichere Ablage von geschäftsrelevanten Informationen zu gewährleisten. Einen Überblick über die Zielsetzung und Funktionen dieses Moduls bietet der Alfresco Webcast zu Records Management.

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Das Thema Dokumentensicherheit rückt immer weiter in den Vordergrund. In der Vergangenheit gab es vor allem im Datenschutzbereich zahlreiche Fälle, in denen nicht autorisierte Personen Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen erhielten, entgegen dem Interesse des Unternehmens!

Unternehmen verfügen häufig über ein aktives Berechtigungssystem. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten erhalten. Sobald sensible Informationen jedoch das Unternehmen verlassen, besteht kein Schutzmechanismus mehr, eine Zugriffskontrolle ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

EMC² IRM verhilft ihrem Unternehmen zu mehr Sicherheit im Umgang mit geheimen und vertraulichen Informationen. Durch die Nutzung von aktuellen Verschlüsselungsverfahren in Kombination mit kontrollierbarem Datenzugriff werden potentielle Risiken wie z. B. Schäden aus Wirtschaftsspionage oder Datenschutzvergehen deutlich reduziert.
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Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 - besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.

Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.

Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.

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Die Reduzierung von Kosten und Risiken ist heute eine zentrale Aufgabe, die in allen Unternehmensbereichen Einzug hält. Eine der größten Herausforderungen ist die sich ständig ändernden Anforderungen zeitnah mit geringen Ressourcen in den Unternehmensanwendungen umzusetzen. Durch diese Gegebenheiten müssen neue Anwendungen dynamischer, konfigurierbarer und prozessorientierter sein als bisherige Lösungen. EMC präsentiert mit xCP in der Version 1.0 eine neue Plattform, die dieser Herausforderung gewachsen ist und dadurch zu Optimierungen wie auch Kosteneinsparungen beitragen kann.

Das Akronym xCP steht für xCelerated Composition Platform und besteht in der Version 1.0 aus Documentum Produkten, die in der Version 6.5 verfügbar sind. Des Weiteren umfasst die Plattform Deployment Tools, eine Beispielapplikation und Best Practices, um Anwendungen mit bewährten Vorgehensmodellen schneller zu entwickeln.
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