fme AG – blog

Seit kurzem ist die Enterprise Content Management Plattform Alfresco in der Version 3.2 verfügbar. Neben einer Reihe von Neuerungen, wie der neuen Records Management Komponente und der Unterstützung zur E-Mail Archivierung, sind auch viele Detailverbesserungen in diese Version eingeflossen. Einige interessante Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet.

Records Management

Passend zu Alfresco 3.2 wurde ein neues Records Management Modul von Alfresco veröffentlicht, das nach DOD5015.2-Standard zertifiziert wurde. Es ermöglicht den Ablage- und Archivierungsprozess von Dokumenten zu steuern und nachvollziehbar zu dokumentieren, um eine rechtsichere Ablage von geschäftsrelevanten Informationen zu gewährleisten. Einen Überblick über die Zielsetzung und Funktionen dieses Moduls bietet der Alfresco Webcast zu Records Management.

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Das Thema Dokumentensicherheit rückt immer weiter in den Vordergrund. In der Vergangenheit gab es vor allem im Datenschutzbereich zahlreiche Fälle, in denen nicht autorisierte Personen Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen erhielten, entgegen dem Interesse des Unternehmens!

Unternehmen verfügen häufig über ein aktives Berechtigungssystem. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten erhalten. Sobald sensible Informationen jedoch das Unternehmen verlassen, besteht kein Schutzmechanismus mehr, eine Zugriffskontrolle ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

EMC² IRM verhilft ihrem Unternehmen zu mehr Sicherheit im Umgang mit geheimen und vertraulichen Informationen. Durch die Nutzung von aktuellen Verschlüsselungsverfahren in Kombination mit kontrollierbarem Datenzugriff werden potentielle Risiken wie z. B. Schäden aus Wirtschaftsspionage oder Datenschutzvergehen deutlich reduziert.
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Die SharePoint 2010 Beta Phase für die breite Masse hat nun begonnen und schon stürzt sich die SharePoint Community mit viel Vorfreude und hohen Erwartungen auf die neue Generation. Seit einigen Wochen evaluieren wir, das SharePoint Practice Team der fme, intensiv die Neuerungen in SharePoint 2010 – besonders die Enterprise Content Management Funktionen stehen dabei in den nächsten Wochen und Monaten auf dem Prüfstand. Der erste Eindruck ist zwar recht positiv aber es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass noch immer ein großer Teil der ECM Funktionen nicht enthalten sind und falls überhaupt möglich, nur mit viel Aufwand nachentwickelt werden kann. Die Stärke aller SharePoint Generationen lag meiner Meinung nach immer in der Möglichkeit durch Permutation der SharePoint Elemente (z.B. Listen) eine leistungsfähige Collaborationslösung für eine Vielzahl von Anwendungen zu generieren. Durch neue Out-of-the-Box Funktionen und Dokumenten Management Konzepte in SharePoint 2010 ergeben sich nun mehr Möglichkeiten um Plattformlösungen zu implementieren. So ist es beispielsweise im Vergleich zu SharePoint 2007 einfacher, eine Lösung zur Aktenverwaltung zu entwickeln, da das Konzept der virtuellen Dokumente bzw. Document Sets als neue Funktion enthalten ist und die Notwendigkeit nicht mehr besteht, dieses Konstrukt von Grund auf neu zu entwickeln.

Versteht man SharePoint als ECM System im klassischen Sinne, fällt jedoch schnell auf, dass die Einsatzbereiche nach AIIM von Capture über Deliver bis Preserve teilweise nur rudimentär, teilweise gar nicht umsetzbar sind. Wenn Unternehmen vor der Auswahl eines ECM Systems stehen, werden Sie sich damit auseinander setzen müssen und den direkten Vergleich zu anderen ECM Systemen ziehen.

Einen ersten, groben Überblick über die aus unserer Sicht interessantesten Features habe ich in diesem Blog zusammengefasst.

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Die Reduzierung von Kosten und Risiken ist heute eine zentrale Aufgabe, die in allen Unternehmensbereichen Einzug hält. Eine der größten Herausforderungen ist die sich ständig ändernden Anforderungen zeitnah mit geringen Ressourcen in den Unternehmensanwendungen umzusetzen. Durch diese Gegebenheiten müssen neue Anwendungen dynamischer, konfigurierbarer und prozessorientierter sein als bisherige Lösungen. EMC präsentiert mit xCP in der Version 1.0 eine neue Plattform, die dieser Herausforderung gewachsen ist und dadurch zu Optimierungen wie auch Kosteneinsparungen beitragen kann.

Das Akronym xCP steht für xCelerated Composition Platform und besteht in der Version 1.0 aus Documentum Produkten, die in der Version 6.5 verfügbar sind. Des Weiteren umfasst die Plattform Deployment Tools, eine Beispielapplikation und Best Practices, um Anwendungen mit bewährten Vorgehensmodellen schneller zu entwickeln.
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Die Situation ist altbekannt: die meisten Informationen in Unternehmen liegen in unstrukturierter Form – als Texte – vor. Heute kommen Dokumente nahezu ausschließlich elektronisch zur Welt („digitally born“) und jedes Dokument existiert im Durchschnitt 5,3 Mal. Da ist es nicht erstaunlich, dass mit steigender Dokumentzahl die Suche nach dem relevanten Dokument zunehmend mehr Zeit beansprucht. Um dem entgegen zu wirken, wurde versucht, mit einer Reihe von neuen Software-Produkten diese Herausforderung zu lösen: Der ECM-Markt entwickelte sich. Der „Missing Link“ war jedoch das Thema „Suche“, denn sie entscheidet darüber, ob der ECM-Ansatz trägt oder nicht. Am Ende des Tages muss man sich nämlich fragen, wozu man den ganzen Aufwand treibt. Die Antwort ist banal: Um das richtige Dokument zu finden!
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Viele Unternehmen beginnen bei der SharePoint-Einführung mit einer Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration) oder als Portal. Dabei wird häufig die Technologie von der IT als Shared Service bzw. SaaS unternehmensweit angeboten. Die Möglichkeit,  selbständig  einen Projektraum oder eine Seite für die Dokumentenverwaltung nach Belieben einrichten zu können, macht SharePoint weltweit so erfolgreich. Jedoch nur für kurze Zeit, denn die dadurch unkontrolliert wuchernden Informationssilos stellen viele unserer Kunden vor riesige Herausforderungen im Umgang mit diesen unstrukturierten Informationssammlungen.

Wenn Anwender in der Lage sind, nach Belieben neue Sites zu erstellen und deren Struktur komplett selbst zu definieren, führt dies in vielen Unternehmen zu einer schnell wachsenden Anzahl an Sites mit chaotischen Strukturen und Inhalten.
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Bringen wir ein wenig Ordnung in die Vielfalt dieser Begriffe. Zunächst muss man sich jedoch ein paar Gedanken über die heutigen Einsatzszenarien von E-Mails machen. E-Mails sind einfach anzuwenden und überall verfügbar. E-Mails werden versendet, empfangen und abgelegt. Soweit nichts Neues, nur … E-Mails werden im heutigen Business-Kontext zunehmend als Werkzeug zur Abwicklung von Arbeitsaufgaben verwendet. E-Mails steuern damit Geschäftsprozesse und sind zugleich Dokumente oder Dokumenten-Container im Rahmen dieser Prozesse. Dabei klassifizieren E-Mails über ihre Standardattribute i.d.R. weder den Prozess noch das ihnen innewohnende Dokument. E-Mails müssen aber so abgelegt werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder der Bezug zum Business-Kontext sichergestellt und auch durch Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder Gerichte anerkannt werden kann.
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