fme AG - ecm blog

In vielen ECM-Einführungsprojekten wird die Frage diskutiert, ob und wenn ja welche der vorhandenen Bestandsdokumente in das neue System übernommen werden sollen. Sicher ist, dass ein leeres System keine Akzeptanz beim Nutzer findet. Also unbedingt füllen, wenn es genutzt werden soll. Manuelles Füllen durch die einzelnen Mitarbeiter dauert meist sehr lange, bindet viele Kräfte und nach einer gewissen Zeit gibt es keinen klaren Überblick, welche Dokumente migriert sind und welche nicht.

Das Einspielen elektronischer Dokumente geht am besten über spezielle Tools, wie zum Beispiel das migration-center oder eigens erstellte Importprogramme vom Fileserver in das entsprechende ECM-System.

Übernahmen von Papierdokumenten im großen Stil stehen auf einem anderen Blatt. Das Scannen ist meist aufwändig und kann je nach Vorgehen auch kostspielig werden. Alte Unterlagen müssen angefasst, bewertet, aufbereitet werden.

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Das Thema Wirtschaftskrise und ihre Überwindung ist in aller Munde; Anlass genug sich mal wieder intensiver Gedanken über die Wirtschaftlichkeit von ECM-Lösungen zu machen.

Kann mit ECM Geld gespart werden? Es ist oft schwierig dies nachzuweisen. Die komfortable Lage, dass allein die Auflösung von Papierarchiven durch Digitalisierung soviel Mietkosten einspart, dass sich das System rechnet, ist nicht oft gegeben.

Was macht eine ECM Lösung wirtschaftlich für ein Unternehmen? Wirtschaftlich meint hier positives Ergebnis wenn Nutzen und Kosten aufgerechnet werden. Die Wirtschaftlichkeit von ECM setzt sich aus verschiedenen Parametern zusammen, da sind auf Nutzenseite: echte Einsparungen, vermiedene Kosten, Qualitätsverbesserung und Effizienzsteigerung.
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